Hoe jouw vakantie boeken?
1. Schrijf je in op de gewenste vakantie
Om te reserveren, schrijf je je in op een vakantie naar keuze. Hiervoor bezorg je ons het correct en volledig ingevulde én ondertekende inschrijvingsformulier.
Je kan op 3 manieren inschrijven:
1. Online via de website: door te klikken op één van de vakanties in ons aanbod en de stappen te volgen op de website voor het inschrijven
2. Via e-mail: door het inschrijvingsformulier (word-document) hier te downloaden, in te vullen op de computer en door te mailen naar info@zorganta.be
3. Via de post, door een geprinte versie van het inschrijvingsformulier, ingevuld en ondertekend terug te sturen naar VZW Zorganta, Krommekeerstraat 30, 8755 Wingene. Je kan het inschrijvingsformulier hier downloaden en printen. Je vindt ook een geprint exemplaar in onze Zorganta brochure, ontvangen in je brievenbus.
Download het inschrijvingsformulier (PDF)
Opgelet:
- Inschrijven is verplicht. Alleen zo kan je jouw vakantieplaats reserveren.
- Je kan niet telefonisch inschrijven.
- Het inschrijvingsformulier is verplicht te ondertekenen. Wij gaan ervan uit bij inschrijving dat de directie van je voorziening, je ouders/familie of je bewindvoerder hiermee akkoord gaat en om die reden kan je je vakantie niet kosteloos annuleren.
- In het geval van wijzigingen aan de reservatie, omdat je verkeerde of onvolledige informatie doorgaf, worden de kosten aan jou doorgerekend. Dit voor bv. de verzekering, de annulatie, de reservatie van het vliegtuig en hotel.
2. Na je inschrijving ontvang je van ons formulieren
Ben je nieuw en schrijf je voor de eerste maal in bij Zorganta dan:
- Ontvang je een mail met de bevestiging dat we je inschrijving(en) ontvangen hebben
- Daarna zal je een persoonlijke fiche en een medicatiefiche ontvangen om in te vullen.
- We vragen om deze formulieren correct in te vullen en terug te sturen binnen de 14 dagen (indien we deze niet ontvangen op de vooropgestelde datum, vervalt je inschrijving).
- Nadat we je ingevulde formulieren op tijd hebben ontvangen, beslissen we of je al dan niet kan deelnemen aan onze vakanties.
- Aandacht ! Je plaats blijft gereserveerd tot je een definitief antwoord krijgt van ons of je al dan niet kan deelnemen aan de vakantie(s) waarvoor je inschreef.
- Indien we beslissen dat je niet kan deelnemen, zal je op de hoogte gebracht worden per mail of telefonisch, en dan vervalt je inschrijving.
- Indien je kan deelnemen, ontvang je een voorschotfactuur en een medisch formulier dokter om in te vullen. Ook dit formulier dien je ons op tijd terug te bezorgen, zo niet kan je geen aanspraak maken op de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid tijdens je geboekte vakantie(s).
Ben je reeds meegeweest op vakantie met Zorganta dan:
- Ontvang je een mail met de bevestiging dat we je inschrijving(en) ontvangen hebben
- Daarna ontvang je een voorschotfactuur, een medisch formulier dokter om in te vullen (+ eventueel ook een nieuwe persoonlijke fiche indien deze ouder is dan 3 jaar) en uitleg over je eventueel bijgenomen annuleringsverzekering.
- We vragen om de medische fiche en de eventueel nieuwe persoonlijke fiche correct in te vullen en terug te sturen binnen de vooropgestelde datum, zo niet kan je geen aanspraak maken op de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid tijdens je geboekte vakantie(s).
De voorschotfactuur is de bevestiging van jouw inschrijving. Deze omvat het voorschot, het lidgeld, de eventuele opleg voor een éénpersoonskamer en de eventuele opleg voor een annuleringsverzekering. De betaling van de voorschotfactuur is meteen ook jouw garantie op een zorgeloze vakantie.
De persoonlijke fiche dient volledig, voldoende uitgebreid en waarheidsgetrouw ingevuld en ondertekend te worden door je verantwoordelijke, je ouders/familie of je bewindvoerder.
De medische fiche dient (éénmalig per jaar) volledig ingevuld en ondertekend te worden deels door de dokter en deels door je verantwoordelijke, je ouders/familie of je bewindvoerder.
Zowel de persoonlijke fiche als de medische fiche dienen op de vooropgestelde datum teruggestuurd te worden per mail of per post. Indien de fiches onvolledig en/of niet ondertekend teruggestuurd worden, kan Zorganta je inschrijving weigeren.
Bekijk onze reisdocumenten voor het printen van de medische fiche en persoonlijke fiche
Opgelet:
- Zorganta behoudt zich het recht om deelnemers uit te sluiten voor reizen indien er onjuiste info doorgegeven werd in de bovengenoemde fiches. Als je gegevens zouden wijzigen na het opsturen van de persoonlijke fiche, vragen wij om Zorganta zo vlug mogelijk te verwittigen per mail.
Reisvoorwaarden
Enkele algemene voorwaarden
- Iedereen die inschrijft bij Zorganta moet zoveel mogelijk zelfstandig zijn, d.w.z. zich kunnen wassen, scheren, aankleden, eten en zelfstandig kunnen stappen. Indien een deelnemer hierbij toezicht of hulp nodig heeft, zal onze begeleiding deze persoon bijstaan.
- Onze vakanties zijn niet geschikt voor rolwagengebruikers, rolwagengebruikers lange afstanden en blinde personen.
- We reizen zowel met de autocar als met het vliegtuig.
- We verblijven in hotels/groepsaccommodaties/vakantiecentra, in volpension of all inclusive, afhankelijk van de bestemming (tenzij anders vermeld).
- We organiseren zelf de uitstappen. Bij autocarvakanties wordt dit op voorhand gedaan. Bij vliegtuigvakanties wordt dit ter plaatse gedaan.
Iedereen betaalt hetzelfde bedrag voor de uitstappen. Het kan zijn dat voor sommige vakanties de uitstappen inbegrepen zijn in de prijs, dit staat dan vermeld bij de rubriek “inbegrepen” van de desbetreffende vakantie.
- We werken met een zakgeldfiche. Op de laatste reisinfo die je een maand vóór vertrek ontvangt, staat een vooropgesteld bedrag zakgeld vermeld om mee te nemen op vakantie. Dit bedrag vragen we onder gesloten omslag af te geven bij vertrek aan de hoofdbegeleiding van Zorganta. Alle uitgaven tijdens de vakantie worden door de begeleiding genoteerd op de zakgeldfiche. Deze fiche krijgt iedere deelnemer na afloop van de vakantie mee, onder gesloten omslag met het restbedrag van het zakgeld en de afrekening van de uitgaven.
- Voor de dranken verbruikt tijdens de vakanties in groepsaccommodaties, wordt het drankverbruik op het einde van de vakantie gedeeld door het aantal deelnemers. Iedereen betaalt hetzelfde bedrag aan consumpties. Voor ons is het onmogelijk om ieder drankje afzonderlijk af te rekenen.
- Mochten er zich problemen voordoen van welke aard ook tijdens de vakantie, dan zal er op de zakgeldfiche een beknopt verslag geschreven worden.
Groepsindeling en kamerindeling:
- Wij reizen in groepen van 15 tot 30 personen.
- De groep wordt opgesplitst in subgroepjes van 5 personen per begeleider.
- Onze begeleiders zijn ervaren personen en zetten zich de volledige vakantie ten volle in voor onze deelnemers. De begeleiders doen al het nodige om onze deelnemers tevreden te stellen. Zo worden de deelnemers bijgestaan met het innemen van hun medicatie, bij het zakgeldbeheer, bij de uitstappen, bij kaartjes schrijven, enz... (indien nodig ook toezicht bij douchen, aankleden en kledij).
- Op iedere vakantie gaat ook steeds een hoofdbegeleid(st)er mee.
- Onze vakanties zijn zowel voor mannen als vrouwen die in aparte slaapkamers slapen. Personen of koppels die samen willen slapen duiden dit aan bij de inschrijving. Hier wordt in grote mate rekening meegehouden indien onze accommodatie en het aantal beschikbare slaapkamers dit toelaat. Voor het samenslapen van koppels vragen wij een handtekening van de voorziening, de ouders/familie of de bewindvoerder bij het invullen van de persoonlijke fiche.
- Er zijn ook een beperkt aantal éénpersoonskamers beschikbaar op bepaalde vakanties mits het betalen van een toeslag. Deze toeslag is vermeld bij de vakantie. Indien je een éénpersoonskamer aanduidt bij de inschrijving, wordt de toeslag hiervoor aangerekend bij de voorschotfactuur.
Inschrijven en formaliteiten :
- Inschrijven is verplicht en kan niet telefonisch.
Dit doe je via www.zorganta.be of door het ingevulde en ondertekende inschrijvingsformulier terug te mailen. Het kan ook per post opgestuurd worden naar VZW Zorganta, Krommekeerstraat 30 te 8755 Wingene.
- Het is van het grootste belang dat de vermelde naam en voornaam van de deelnemer bij de inschrijving gelijk is met de naam en voornaam van de identiteitskaart. Onnauwkeurigheid kan erin resulteren dat wijzigingskosten bij de luchtvaartmaatschappij doorgerekend worden aan de deelnemer.
- Het papieren inschrijvingsformulier is verplicht te ondertekenen. We gaan ervan uit dat de directie van de voorziening, de bewindvoerder of de ouders/familie hiermee akkoord gaan. Bij het online inschrijven gebeurt het ondertekenen automatisch door de algemene reis- en annuleringsvoorwaarden verplicht aan te klikken.
- Na ontvangst van je inschrijving via onze website, krijg je van Zorganta een bevestiging van inschrijving.
- Vanaf het moment dat de vakantie waaraan je wenst deel te nemen door Zorganta bevestigd wordt, is er een bindende overeenkomst en kan de vakantie niet meer zonder kosten geannuleerd worden.
- Jouw voorschotfactuur geldt als bevestiging van je inschrijving.
- Het is uiterst belangrijk dat de vooropgestelde data voor het terugsturen van formulieren gerespecteerd wordt. Indien dit niet correct opgevolgd wordt, kan Zorganta je deelname aan de vakantie weigeren.
Ben je nieuw en schrijf je voor de eerste maal in bij Zorganta:
- Personen die voor de eerste maal inschrijven, zullen een persoonlijke fiche en een medicatiefiche ontvangen.
- Deze formulieren dienen volledig ingevuld en ondertekend teruggestuurd worden binnen de 14 dagen naar Zorganta.
- Stuur je deze formulieren niet tegen de vooropgestelde datum terug, dan vervalt je inschrijving.
- Bij ontvangst van de formulieren wordt door ons beslist of je al dan niet kan deelnemen aan onze vakanties.
- Indien Zorganta beslist dat je niet kan deelnemen, zal je telefonisch of per mail op de hoogte gebracht worden en vervalt je inschrijving.
- Indien je mee kan op vakantie zal je een voorschotfactuur ontvangen, een medische fiche dokter om in te vullen en uitleg over je eventueel bijgenomen annuleringsverzekering.
- De medische fiche dient voor een deel ingevuld en ondertekend te worden door je huisarts (opgelegd door onze verzekering) en deels door de voorziening, de ouders/famile of de bewindvoerder. Ook deze medisch fiche vragen we tegen een vooropgestelde datum naar ons terug te sturen. Indien we deze niet ontvangen, ben je niet verzekerd voor bugerlijke aansprakelijkheid tijdens de vakantie(s).
- Aandacht ! Je plaats blijft gereserveerd tot je een definitief antwoord van ons krijgt of je al dan niet kan deelnemen aan onze vakantie.
Ben je reeds meegeweest op vakantie met Zorganta:
- Personen die inschrijven en reeds met ons op vakantie gingen zullen onmiddellijk een voorschotfactuur, een medische fiche dokter en uitleg over je eventueel bijgenomen annuleringsverzekering ontvangen.
Eventueel sturen we ook een nieuwe persoonlijke fiche op indien diegene die we in ons bezit hebben, ouder is dan 3 jaar.
- De medische fiche en de eventuele nieuwe persoonlijke fiche dienen tegen de vooropgestelde datum teruggestuurd te worden naar Zorganta.
Wordt de medische fiche niet teruggestuurd, dan ben je niet verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid tijdens de vakantie(s).
- De in te vullen medicatiefiche zal je ontvangen ongeveer 2 maanden voor afreis.
Lidgeldbijdrage:
Iedereen die zich inschrijft voor een vakantie bij Zorganta betaald een lidgeldbijdrage van € 10 per reisjaar. Deze bijdrage wordt aangerekend bij de voorschotfactuur.
Door het betalen van je lidgeldbijdrage:
- kan je deelnemen aan de georganiseerde vakanties van Zorganta
- ontvang je de jaarlijkse reisbrochure
- ben je verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid (enkel na ontvangst van je ingevulde medische fiche)
- ben je verzekerd voor reisbijstand in het buitenland
- krijg je de vakantiefoto's van de reis toegestuurd per mail
- ontvang je bij de start van je vakantie een Zorganta-badge
Annulatieverzekering en andere verzekeringen:
Bij geen enkele vakantie is een annuleringsverzekering inbegrepen, tenzij anders vermeld bij de rubriek “inbegrepen” van de vakanties. De prijs voor deze verzekering staat vermeld bij de elke vakantie. Indien je deze verzekering wenst, kan je dit aanduiden bij de inschrijving. De kost voor een
annuleringsverzekering wordt aangerekend bij de voorschotfactuur. Info hierover wordt meegestuurd met de voorschotfactuur.
Zorganta vzw is verzekerd voor Burgerlijke aansprakelijkheid bij de maatschappij Allianz
Zorganta vzw is verzekerd voor reisbijstand in het buitenland bij de maatschappij Ethias
Zorganta vzw is verzekerd voor insolventie bij het Garantiefonds Reizen
Betalingen:
- De voorschotfactuur is betaalbaar 30 dagen na opmaak en omvat het voorschot, de lidgeldbijdrage, de eventuele opleg voor een annulerings- en reisbijstandsverzekering en de eventuele opleg voor een éénpersoonskamer.
- De saldofactuur wordt 10 weken voor afreis doorgestuurd en is betaalbaar 30 dagen na opmaak. Deze omvat het saldo, de eventuele visumkosten, de eventuele bijkomende verblijftaksen en de eventuele brandstoftoeslag.
- Wanneer de betalingen niet binnen de vooropgestelde datum betaald zijn, kan Zorganta uw deelname weigeren.
- De laatste nuttige reisinfo over de gekozen vakantie wordt 1 maand op voorhand doorgestuurd. Deze omvat de opstap- en afstapplaatsen, de vertrek- en aankomsturen, het zakgeld, info over het hotel of accommodatie, verdere info...
Opstapplaatsen bij autocarvakanties:
Wij hebben 5 vaste opstapplaatsen waarvan we niet kunnen afwijken i.v.m. de verzekering. Deze vaste opstapplaatsen zijn :
- Aalter
- Gentbrugge
- Rust
- Machelen - Vilvoorde
- Leuven
Vertrekplaats bij vliegtuigvakanties:
Iedereen komt individueel naar Zaventem. Er wordt geen autocarvervoer geregeld vanuit Zorganta naar de luchthaven van Zaventem.
- Afspraakplaats bij vertrek : in de vertrekhal van de luchthaven van Zaventem vóór de incheckbalie ¾ (tenzij anders vermeld in de laatste reisinfo)
- Afspraakplaats bij aankomst : de aankomsthal van de luchthaven van Zaventem aan de Java Coffeshop (tenzij anders vermeld in de laatste reisinfo)
Vliegticket, hotelvoucher, visum, verzekeringspapieren, enz…
Al deze documenten worden door de hoofdbegeleiding van Zorganta meegebracht bij het vertrek van de vakantie.
Bekijk onze volledige reis- en annulatievoorwaarden (PDF)
Reisdocumenten
Hieronder vind je alle nuttige reisdocumenten van Zorganta in printbare versie (PDF):
Hieronder vind je alle nuttige reisdocumenten van Zorganta in downloadbare word-versie (DOCX):
Vrijwilliger worden?
Wil je graag vrijwillger worden? Leuk!
Alvorens je met Zorganta als vrijwilliger mee op vakantie kan, hebben we ook voor jou enkele reisvoorwaarden die we graag met jou bespreken. Want jij bent als vrijwilliger voor onze vakantiegangers een garantie tot een zorgeloze vakantie. Tijdens het eerste persoonlijk kennismakingsgesprek met hoofdbegeleidster Marleen toetsen we naar jouw ervaring, motivatie en persoonlijke eigenschappen. Op basis van dit 'sollicitatiegesprek' bekijken we dan of jouw kandidatuur weerhouden wordt. Wij zorgen voor een goede opleiding en extra begeleiding tijdens de vakanties.
Voldoe jij aan onderstaande reiscriteria?
Contacteer ons dan meteen!
- Minimum 20 jaar zijn; een maximum leeftijd is er niet, zolang je maar fit en gezond bent!
- Beschikken over een grote dosis wilskracht, aanleg en gedrevenheid om dit werk te doen; ervaring in de verpleging, begeleiding of in de zorgsector is een extra troef!
- Gemotiveerd zijn om zich ten dienste te stellen gedurende een bepaalde overeengekomen periode als vrijwillige begeleid(st)er bij een vakantie of reis. Het is fijn als je je kunt engageren voor een bepaalde periode, zodat wij op jou kunnen rekenen als vrijwillige begeleid(st)er.
- Alle vormingsdagen bijwonen die georganiseerd worden door Vzw Zorganta ifv de juiste begeleiding.
Enkele formaliteiten:
- Een medisch attest kunnen voorleggen waarbij door een huisarts wordt verklaard dat uw gezondheidstoestand goed is en geen gevaar oplevert om bij personen met een beperking diensten te presteren.
- Een persoonlijke inlichtingenfiche invullen en ondertekenen.
- Een afsprakennota ondertekenen tegenover Vzw Zorganta waarbij de krachtlijnen worden vastgelegd voor de vakantie of reis die u als vrijwillige begeleid(st)er wilt begeleiden.
Bekijk alle informatie voor het worden van vrijwilliger bij Zorganta.
Heb je interesse en de juiste motivatie?
Solliciteer dan voor jouw postje als vrijwilliger per mail of telefonisch: contacteer ons! Je wordt door Zorganta uitgenodigd voor een kennismakend gesprek, waarna je dan definitief wordt medegedeeld of je als vrijwillige begeleid(st)er wordt weerhouden.
Wij hopen jou als toffe vrijwilliger te mogen verwelkomen in het Zorganta team!
Contacteer ons
Vraag een reisbrochure aan
Download nu de brochure
In je brievenbus
Ontvang je graag onze reisbrochure in de brievenbus?
Bezorg ons dan jouw adresgegevens en wij sturen de brochure op!
Vraag een brochure aan
